Эффективное управление запасами – это реагирование на потребности клиентов в рамках целеполагания компании

– Ксения, какие этапы включает в себя процесс управления запасами?

– Ключевой этап работы с запасами – определение, какое место занимает ваш склад в цепи поставок. Нужно знать наверняка, кто ваши клиенты и поставщики с точки зрения управления запасами. Это правило применимо для всех их категорий и уровней. На втором этапе нужно конкретизировать специфику своего товара. Мы должны управлять тем, что приносит прибыль. Далее следует уже техника – механические действия, которые нужно настроить приемлемым для компании способом, зависящим и от масштабов, и от финансов, которыми мы располагаем. Из конкретных шагов можно выделить следующие: организация учета товаров, работа с функцией master-data; классификация и категоризация номенклатуры; выбор метода контроля запасов: управляем качеством запасов или объемом; работа с нормативами запасов. Необходимо сформировать процессы контроля дефицитов и обеспечения уровня обслуживания клиентов, а также работы с излишками и обеспечения минимального уровня затрат на списание. Наконец, необходимо найти сотрудников, у которых будет достаточный уровень авантюризма и мотивации на достижение результата.

– Что такое, по Вашему мнению, эффективное управление запасами?

– Если говорить простым языком, то эффективное управление запасами – это реагирование на потребности клиентов в рамках согласованного целеполагания в компании. И тут мы смотрим не только на цели функции управления запасами, но и на цели смежных служб, цепи поставок и компании в целом.

– Как измерить экономическую эффективность управления запасами?

– Измерение экономической эффективности – это понимание того, что мы все делаем правильно. При определении показателей эффективности запасов важно знать стратегию компании. Допустим, если это охват рынка, то менеджерам по управлению запасами нужно обеспечить запас с максимальным фокусом на клиентский сервис.

Если мы хотим считать затраты и понимаем, что наши клиенты могут сместить свою потребность от «здесь и сейчас» на «под заказ», то тут уже идет оценка рисков списаний и работа с оборачиваемостью. При этом при любой стратегии должен быть разумный баланс между сервисом и затратами, ускорением оборачиваемости и работой с излишками. Это мы можем измерить через KPI: качество данных по остатку, stock service level, out of stock, days of sales, «здоровье» остатка – баланс запаса в разрезе категорий и логистические затраты на перемещение.

– Какие бизнес-кейсы по управлению запасами, по Вашему мнению, наиболее успешны?

– Можно сказать, что в них заложены составляющие успеха любого менеджмента. Это способность мыслить стратегически, а именно: оценивать то, что случится на горизонт вперед; моделировать, как мы будем закрывать риски, если они случатся; запускать линейку сценариев развития событий, связанных с запасами; проверять ограничения и возможности на рынке до того, как критичные события наступят.

Хорошим примером реализации этого кейса является главный вызов 2020 года – COVID-19. В этот момент потребители стали вести себя нестандартно даже в предсказуемых нестандартных ситуациях. Люди изменили свои потребительские предпочтения.

К примеру, вырос спрос на домашнюю одежду. Были ли готовы производители и ритейл с запасами? Не факт. Но все обозначают сложность, что пришлось перестраиваться со стратегии планирования на стратегию реагирования.

Кроме того, важна сильная культура менеджмента. Тут я имею в виду, что руководитель должен обладать значительной компетенцией в формировании целеполагания своему отделу. Если сотрудник знает то, чего он должен достичь, то кейс будет успешным. В управлении важно понимание целеполагания – сервис или затраты, так как мы находимся в постоянном балансе списаний и сервиса.

Наконец, нельзя забывать о гибкости процессов. Гибкость может быть обусловлена достаточным уровнем компетенций, сформированной базой типовых инструкций с применением алгоритмов What if. Так, например, складские запасы не застрахованы от свадеб и Нового года. Нужно понимать, когда делаем накопления под ограничения ресурсов и закрываем сезонные потребности.

Беседовала Юлия Чернышевская