Запустили электронное заключение типового договора транспортной компании

Компания развивает личный кабинет MY.FESCO. Мы, агентство «Ареал», внедряем модуль согласования и подписания одного из типовых договоров.

Автоматизация стала логичным продолжением развития личного кабинета. Внутри MY.FESCO клиенты компании уже могли рассчитать ставку, а для ее постановки в работу требовался заключенный договор.

Новый модуль состоит из пяти шагов:

1. Способ подписания. Электронный документооборот или бумажный носитель. Некоторым клиентам FESCO удобнее подписывать договор на бумаге. Здесь же выбирается офис FESCO, с которым будет заключен договор. С момента выбора способа подписания черновик договора сохраняется в разделе «На согласование». Клиент всегда может вернуться к заполнению или отказаться от договора.

2. Реквизиты. Клиенты заполняет все стандартные данные для заключения договора. Для удобства мы интегрировались с сервисом «Дадата». Реквизиты автоматически подставляются по ИНН.

3. Проверка договора. Система подставляет в черновик данные клиента и формирует готовый к подписанию документ. Возможно, его необходимо согласовать с руководством или коллегой. Не переходя в почтовый агент, договор можно отправить на e-mail сразу из личного кабинета.

4. Сканы документов. Нужны для подтверждения полномочий компании и подписанта. У каждого поля выводятся подсказки, каких правил придерживаться, чтобы у FESCO не возникло вопросов к скану документа.

5. Отправка. Клиент перепроверяет все данные договора. Каждый пункт можно отредактировать.

Договор автоматически уходит во внутреннюю систему учета FESCO ЭлАр. Менеджеры проверяют его в отделах, подписывают по ЭДО, отправляют оригиналы.

Модуль интегрирован с внутренней системой, куда стекаются данные по согласованию и информация из ЭДО. Интеграция позволяет отображать актуальные статусы договоров и вовремя оповещать клиентов, если они должны предоставить информацию по бумажному договору.

В переводе процесса заключения договора в онлайн нам помог опыт разработки личного кабинета клиента для ПГК. Наша команда в краткие сроки разобралась в логике уже существующего личного кабинета MY.FESCO и встроила подписание типового договора в архитектуру.

Новый модуль позволил FESCO за 2 дня заключать онлайн типовые договоры. Соответственно подача заявки на доставку груза осуществляется быстрее. Задачи клиента решаются быстрее. Менеджеры FESCO освобождены от рутинных задач и могут переключаться на более сложные процессы. Процесс подписания договора стал прозрачнее.