Выпуск 17 (117) сентябрь 2007

Специалист по точной мерке

Во всем мире железнодорожные компании стремятся готовить сотрудников собственными силами. Основным отличием от традиционной российской системы обучения является узкая специализация будущих работников, которых набирают иногда прямо в школах. Менеджер высшего звена, как правило, имеет ученую степень (техническую или экономическую), а железнодорожные премудрости осваивает в специализированных центрах подготовки, которые создают сами предприятия. Тренинги и то, что в России принято называть курсами повышения квалификации, также проводят компании.

СВА на службе компании

Одним из базовых факторов для эффективной работы службы внутреннего аудита (СВА) компании является использование достоверных данных учета. Значит, СВА не менее менеджмента заинтересована в постановке учета в компании и может в рамках отдельного проекта по консультированию оказывать ему помощь в границах присущих ей функций. Это подтверждается стандартом деятельности 2010.С1, определяющим целесообразность участия СВА в проектах по улучшению деятельности компании.

Array ( [ID] => 108451 [~ID] => 108451 [IBLOCK_ID] => 25 [~IBLOCK_ID] => 25 [IBLOCK_SECTION_ID] => 1463 [~IBLOCK_SECTION_ID] => 1463 [NAME] => СВА на службе компании [~NAME] => СВА на службе компании [ACTIVE_FROM] => [~ACTIVE_FROM] => [TIMESTAMP_X] => 24.10.2016 17:13:54 [~TIMESTAMP_X] => 24.10.2016 17:13:54 [DETAIL_PAGE_URL] => /publications/rzd-partner/117/3588/ [~DETAIL_PAGE_URL] => /publications/rzd-partner/117/3588/ [LIST_PAGE_URL] => /info/index.php?ID=25 [~LIST_PAGE_URL] => /info/index.php?ID=25 [DETAIL_TEXT] =>

Учет учету рознь
Прежде чем говорить о той помощи, которую СВА может оказать менеджменту компании при постановке учета, определимся с самим понятием учета и его видами. Говоря об учете, как правило, разделяют бухгалтерский и управленческий (по-другому – производственный). Понятие «бухгалтерский учет» закреплено законодательно, а вот законодательных и нормативных актов, регламентирующих управленческий учет, не существует. Однако это словосочетание широко применяется в повседневной практике. Управленческий учет отличается от бухгалтерского, или, как теперь принято говорить, финансового учета, прежде всего тем, что предназначен не для внешних пользователей (государство, внешние инвесторы, кредиторы, партнеры и т.д.), а для использования внутри компании. Основная его цель – помощь менеджменту компании в принятии обоснованных решений.

При ведении управленческого учета специалисты свободны при выборе форм, методов и приемов анализа, главное – правильно уловить суть протекающих в компании экономических процессов и вовремя дать совет руководителю. В то время как при ведении бухгалтерского учета необходимо строго следовать утвержденным формам отчетности и инструкциям.

Любой учет представляет собой информационную систему по сбору, анализу, хранению и предоставлению информации о субъекте учета (компании). Основанием для учетной записи является первичный документ. И финансовый, и управленческий учет основан на подсчете двух типов данных: потоков и состояния. Основной формой, фиксирующей потоки средств в рамках учета между двумя отчетными датами, для обоих учетов является отчет о прибылях и убытках. Формой, фиксирующей состояние, является баланс.

В то же время представление информации для пользователей у этих видов учета разное: у финансового – по строго указанным (и утвержденным нормативными актами) формам отчетности; у управленческого – по специальным, разработанным для данной компании, формам. Данные из этих форм используются для анализа финансово-хозяйственной деятельности, планирования, бюджетирования, нормирования и т.д.

Если рассматривать учет как единое целое, состоящее из двух частей – первичного учета и форм отчетности, то очевидно следующее:
• первая часть (регистрация событий и операций, сбор информации в денежном и натуральном выражении), по сути, одинакова и для финансового, и для управленческого учета;
• вторая часть (то есть формы отчетности) различается.
Таким образом, логичней было бы говорить о системе единого учета и о различных формах бухгалтерской и управленческой отчетности.

Трудности перевода
Часто на практике первичным учетом в компаниях занимаются и в бухгалтерии, и в службе управленческого учета (в каждой организации эти функции возложены на различные службы – финансовую, экономическую и т.д.), то есть происходит дублирование функций. Правда, в службе управленческого учета (СУУ) к первичным документам относятся более вольно либо учитывают часть операций, наиболее важных, по мнению менеджмента: приход денег от заказчиков, оплата товара, материалы, поступление готовой продукции на склад и т.д. Но при ведении частичного управленческого учета невозможно составить правильный баланс, соответствующий отчету о прибылях и убытках, поэтому и приходится дублировать бухгалтерскую службу.

Как показывает опыт, результаты, полученные по итогам деятельности за период по данным управленческого и бухгалтерского учета, часто не совпадают, вызывая тем самым сомнения в достоверности управленческих отчетов – как оперативных, так и плановых, аналитических.

К сожалению, во многих российских компаниях сегодня считают, что бухгалтерский учет предназначен только для отчетности перед налоговыми органами, не рассматривая его как информационную базу для управленческой отчетности, и тем самым не используют огромные возможности бухучета, его принципов для управления бизнесом. Зачастую это происходит потому, что далеко не все менеджеры понимают язык бухгалтерского учета, не понимают, какую экономическую информацию они могут из него получить.

Бухгалтеры же, владея финансовой информацией о предприятии, о происходящих операциях и процессах, не могут доходчиво передать эту информацию менеджменту, так как часто не разбираются в процессе принятия решений и не имеют полного представления о том, кто является пользователем бухгалтерской информации внутри предприятия, а также не понимают необходимость ведения учета с аналитикой, требуемой для принятия решения. Причина этого частично в том, что в бухгалтерии работают, собственно, бухгалтерские работники, а управленческим учетом занимаются финансисты, экономисты, контролеры. То есть эти люди говорят условно на разных языках.

Операция «Коммуникация»
Между тем если правильно и полно с точки зрения менеджмента идентифицировать в первичных документах событие и на основании этого своевременно зарегистрировать его в регистрах бухгалтерского учета, то эти данные можно полноценно использовать для целей управленческой отчетности. Для того чтобы полностью задействовать потенциал бухгалтерской службы компании при ведении учета, повысить качество учетной информации, «прозрачность» учета, освободить работников СУУ для аналитической работы, необходимо внедрить проект с условным названием «Коммуникация учетной информации». Его цель – организация первичного бухучета по обновленному плану счетов, содержащему полный перечень синтетических и аналитических счетов (включая субсчета и субконто), необходимых для составления как бухгалтерской, так и управленческой отчетности и принятия решений.

Для реализации проекта необходимо предпринять следующие шаги. Во-первых, пересмотреть роли и взаимодействие в процессе первичного бухгалтерского учета, формирования финансовой и управленческой отчетности. Так, фиксированием операций во внутренних первичных документах (на основе факта операции, а не получения первичного документа от контрагента) будут заниматься сотрудники функциональных подразделений. Бухгалтеры будут осуществлять контрольную функцию по сверке операции в первичном учете и в первичном документе от контрагента, а также заниматься обработкой операций для формирования финансовой отчетности. Сотрудники СУУ будут формировать управленческие отчеты, проводить финансовый анализ, в том числе осуществлять бюджетный контроль (сравнение факта с планом). Также должна быть предусмотрена процедура сверки и выяснения отклонений между финансовой и управленческой отчетностью.

Во-вторых, следует разработать систему управленческих отчетов, используемых для принятия решений и контроля их исполнения. Определить, какая информация требуется для составления отчетов, в каких операциях она формируется, в каких первичных документах фиксируется, на каких счетах отражается.

В-третьих, нужно провести ревизию и обновление рабочего плана счетов с введением необходимых для принятия решений счетов аналитики, субсчетов и субконто с целью охвата всех требуемых объектов учета.

Далее требуется разработать коды идентификации первичных документов (в соответствии с обновленным планом счетов). Провести ревизию существующих форм первичных документов для определения необходимости изменения и внесения новых реквизитов.

Разработать необходимые формы новых первичных документов, а также график документооборота, который отвечает принципам, разработанным в предыдущих шагах, а также увеличивает оперативность принятия решений (за счет отражения операции сразу же по факту совершения) и обеспечивает надлежащие процедуры контроля достоверности финансовой и управленческой отчетности.

Кроме того, необходимо сформировать техническое задание для совершенствования учетной информационной системы с учетом результатов предыдущих шагов (с целью введения дополнительных аналитических счетов, субсчетов и субконто к счетам и возможности формирования отчетных данных с применением этих дополнений).

Разработать методики идентификации объекта учета функциональными службами при составлении первичного документа по каждому виду операций, совершаемых компанией.
Также произвести дополнительное обучение персонала функциональных служб по заполнению первичных документов, бухгалтерии – по работе с обновленным планом счетов.

Оперативность учета, на наш взгляд, зависит от двух вещей: правильности и полноты оформления первичных документов и наличия достаточного количества сотрудников, позволяющих обрабатывать всю необходимую документацию в режиме реального времени. Это необходимо учесть при формировании обновленного штатного расписания.

Объем предстоящих работ будет зависеть от состояния учета и учетных политик в компании на момент внедрения проекта. Для его реализации целесообразно организовать рабочую группу, так как задачи проекта требуют от участников различных навыков. Состав группы зависит от специфики и размера предприятия, но в ее состав обязательно должны войти: главный бухгалтер или его компетентный заместитель (например, по методологии учета), руководитель СУУ или его заместитель, сотрудник службы внутреннего аудита.

Участие СВА обосновано тем, что внедрение данного проекта помимо улучшения качества учета приведет к изменению системы внутреннего контроля компании, положительно повлияв на ее основные компоненты. Участие аудиторов в проекте позволит СВА на этапе создания единой системы учета внедрить в нее требуемые средства контроля, обеспечивающие прежде всего достоверность финансовой и управленческой отчетности, но также и эффективность видов контроля, которые опираются на данные учетной информации.

С языка бизнеса на язык бухучета
Выше уже говорилось о том, что не всегда менеджеры и бухгалтеры понимают друг друга, значит, нужен «переводчик» с языка бизнеса на язык бухгалтерского учета и, наоборот, с целью использования данных бухгалтерского учета для составления управленческих отчетов. Это должен быть сотрудник, знакомый с бухгалтерским учетом, разбирающийся в ключевых бизнес-процессах, происходящих в компании, и знающий, какая информация необходима для принятия управленческих решений. Функционально он должен быть сотрудником СУУ. Важен статус данного сотрудника, так как в своей работе он непосредственно будет сотрудничать с главным бухгалтером, принимая совместно с ним решения. Предположительно это должен быть сотрудник в ранге заместителя руководителя СУУ компании.

Перед тем как документы поступают для обработки в бухгалтерию, они должны пройти первичную обработку у «переводчика». В его задачи входит:
1. Идентифицировать каждый документ с объектом учета, к которому относится документ, если это не сделано при его составлении. Перспективой является самостоятельная идентификация объекта учета при составлении (принятии) документа функциональными службами.
2. Контролировать правильность составления первичных документов и отражения в бухучете в соответствии с рабочим планом счетов.
3. Получать необходимую информацию из бухгалтерского учета для составления оперативной и плановой управленческой отчетности.

В дальнейшем после приобретения соответствующих навыков работниками функциональных служб и бухгалтерии функции «переводчика» сместятся в сторону контроля над правильностью отражения и получения информации.

Для СВА целью внедрения проекта, помимо организации учета, является обеспечение встраивания в процесс создания первичных документов, формирования управленческой и бухгалтерской отчетности. Необходимо создать единую систему учета и контроля, то есть эффективно распределить роли по формированию, обработке и контролю документов и операций. Этой цели служит в том числе внедрение графика документооборота и мониторинг его исполнения в дальнейшем.

Работник СВА в течение проекта должен:
1. Выступать в роли консультанта при составлении рабочего плана счетов, положений по заполнению первичных документов, разработке системы идентификации объектов учета, внедрению графика документооборота. В каждый из этих ключевых элементов единой системы учета компании должны быть включены соответствующие средства контроля, которые позволят затем системе постоянно самосовершенствоваться. Все эти элементы являются общими видами контроля для системы учета, поэтому СВА необходимо выразить свое мнение по вопросу их полноты и эффективности.
2. Консультировать «переводчика» при первичной обработке документов.
3. Проводить мониторинг проекта на всех стадиях его исполнения, а также мониторинг состояния и изменения в состоянии системы внутреннего контроля, интегрированной в единую систему учета.

Во благо и на пользу
При условии правильного отнесения первичных документов по статьям (объектам) учета, менеджмент в компании сможет получать из данных бухгалтерского учета информацию, необходимую для принятия бизнес-решений, например, объемы реализации по отделам, менеджерам, товарам, временам года, видам продукции. Кроме того, выделять и распределять постоянные и переменные затраты, собирать затраты по подразделениям, объектам, договорам, видам продукции, оценивать прибыльность работы компании, подразделения, сопоставляя объемы реализации с общими затратами, оценивать эффективность работы с покупателями (заказчиками), определять эффективность работы менеджеров. А также рассчитывать привлекательность клиентов, определять прибыльность групп товаров, видов услуг, устанавливать обоснованные нормы расходов и запасов.

Надо подчеркнуть, что информация эта будет максимально достоверна для компании, так как обработка первичных документов бухгалтерией является как бы завершающим (контрольным) шагом. Таким образом, после реализации данного проекта СУУ компании может сосредоточиться на планово-аналитической и контрольной стороне работы, перестав дублировать бухгалтерию в первичном учете, и использовать для своей работы максимально достоверную информацию.

Рассмотрим, как реализация проекта затрагивает компоненты контроля COSO и какое влияние может оказать на их развитие. Прежде всего она может положительно повлиять на изменение контрольной среды, в частности, изменить отношение сотрудников бухгалтерии и СУУ в ходе подготовки и реализации проекта к системе внутреннего контроля на предприятии; повысить мотивацию сотрудников бухгалтерии, делая результаты их труда необходимыми не только для взаимоотношений с налоговыми органами, но и непосредственно для принятия решений; увеличить прозрачность учета путем более пристального внимания к идентификации первичных документов по объектам учета.

Такой компонент, как оценка рисков, осуществление проекта предположительно не затронет, однако участие СВА может помочь менеджменту компании при реализации проекта в определении наиболее рисковых зон для расстановки приоритетов работ по проекту.

Положительно он повлияет на средства контроля, включая контроль корпоративного уровня. Повышение прозрачности и достоверности отчетности позволит построить эффективные контрольные процедуры, которые опираются на данные учетной информации.

Реализация проекта позволит повысить качество финансовой и нефинансовой информации (из-за повышения качества учета), сделать ее более доступной для оперативного принятия решений и контроля их выполнения. Более того, проект направлен на совершенствование коммуникаций в области учета, что также положительно отразится на системе внутреннего контроля.

Кроме того, создание «прозрачного» учета и отчетности с встраиванием в них эффективного внутреннего контроля повысит результативность мониторинга для менеджмента и самой СВА компании.

Основная цель внутреннего аудита в компании – это совершенствование ее деятельности, принесение пользы и добавление ей стоимости. Внедрение проекта полностью соответствует этой цели, более того – подобный проект усилит и еще раз подчеркнет важную роль СВА не только в корпоративном управлении, но и в повседневной деятельности компании. В заключение необходимо подчеркнуть еще одно преимущество внедрения проекта: «прозрачность» учета и контроля – это и «прозрачность» самой компании, а следовательно, повышение ее рыночной стоимости и инвестиционной привлекательности.

Михаил Павлов,
заместитель генерального директора по внутреннему контролю и аудиту ОАО «ПОЛАИР», член Института внутренних аудиторов, член Профессионального сообщества корпоративных директоров Российского института директоров;

Владислав Образумов,
руководитель службы внутреннего аудита «Донбасской топливно-энергетической компании», член Института внутренних аудиторов, CIA

[~DETAIL_TEXT] =>

Учет учету рознь
Прежде чем говорить о той помощи, которую СВА может оказать менеджменту компании при постановке учета, определимся с самим понятием учета и его видами. Говоря об учете, как правило, разделяют бухгалтерский и управленческий (по-другому – производственный). Понятие «бухгалтерский учет» закреплено законодательно, а вот законодательных и нормативных актов, регламентирующих управленческий учет, не существует. Однако это словосочетание широко применяется в повседневной практике. Управленческий учет отличается от бухгалтерского, или, как теперь принято говорить, финансового учета, прежде всего тем, что предназначен не для внешних пользователей (государство, внешние инвесторы, кредиторы, партнеры и т.д.), а для использования внутри компании. Основная его цель – помощь менеджменту компании в принятии обоснованных решений.

При ведении управленческого учета специалисты свободны при выборе форм, методов и приемов анализа, главное – правильно уловить суть протекающих в компании экономических процессов и вовремя дать совет руководителю. В то время как при ведении бухгалтерского учета необходимо строго следовать утвержденным формам отчетности и инструкциям.

Любой учет представляет собой информационную систему по сбору, анализу, хранению и предоставлению информации о субъекте учета (компании). Основанием для учетной записи является первичный документ. И финансовый, и управленческий учет основан на подсчете двух типов данных: потоков и состояния. Основной формой, фиксирующей потоки средств в рамках учета между двумя отчетными датами, для обоих учетов является отчет о прибылях и убытках. Формой, фиксирующей состояние, является баланс.

В то же время представление информации для пользователей у этих видов учета разное: у финансового – по строго указанным (и утвержденным нормативными актами) формам отчетности; у управленческого – по специальным, разработанным для данной компании, формам. Данные из этих форм используются для анализа финансово-хозяйственной деятельности, планирования, бюджетирования, нормирования и т.д.

Если рассматривать учет как единое целое, состоящее из двух частей – первичного учета и форм отчетности, то очевидно следующее:
• первая часть (регистрация событий и операций, сбор информации в денежном и натуральном выражении), по сути, одинакова и для финансового, и для управленческого учета;
• вторая часть (то есть формы отчетности) различается.
Таким образом, логичней было бы говорить о системе единого учета и о различных формах бухгалтерской и управленческой отчетности.

Трудности перевода
Часто на практике первичным учетом в компаниях занимаются и в бухгалтерии, и в службе управленческого учета (в каждой организации эти функции возложены на различные службы – финансовую, экономическую и т.д.), то есть происходит дублирование функций. Правда, в службе управленческого учета (СУУ) к первичным документам относятся более вольно либо учитывают часть операций, наиболее важных, по мнению менеджмента: приход денег от заказчиков, оплата товара, материалы, поступление готовой продукции на склад и т.д. Но при ведении частичного управленческого учета невозможно составить правильный баланс, соответствующий отчету о прибылях и убытках, поэтому и приходится дублировать бухгалтерскую службу.

Как показывает опыт, результаты, полученные по итогам деятельности за период по данным управленческого и бухгалтерского учета, часто не совпадают, вызывая тем самым сомнения в достоверности управленческих отчетов – как оперативных, так и плановых, аналитических.

К сожалению, во многих российских компаниях сегодня считают, что бухгалтерский учет предназначен только для отчетности перед налоговыми органами, не рассматривая его как информационную базу для управленческой отчетности, и тем самым не используют огромные возможности бухучета, его принципов для управления бизнесом. Зачастую это происходит потому, что далеко не все менеджеры понимают язык бухгалтерского учета, не понимают, какую экономическую информацию они могут из него получить.

Бухгалтеры же, владея финансовой информацией о предприятии, о происходящих операциях и процессах, не могут доходчиво передать эту информацию менеджменту, так как часто не разбираются в процессе принятия решений и не имеют полного представления о том, кто является пользователем бухгалтерской информации внутри предприятия, а также не понимают необходимость ведения учета с аналитикой, требуемой для принятия решения. Причина этого частично в том, что в бухгалтерии работают, собственно, бухгалтерские работники, а управленческим учетом занимаются финансисты, экономисты, контролеры. То есть эти люди говорят условно на разных языках.

Операция «Коммуникация»
Между тем если правильно и полно с точки зрения менеджмента идентифицировать в первичных документах событие и на основании этого своевременно зарегистрировать его в регистрах бухгалтерского учета, то эти данные можно полноценно использовать для целей управленческой отчетности. Для того чтобы полностью задействовать потенциал бухгалтерской службы компании при ведении учета, повысить качество учетной информации, «прозрачность» учета, освободить работников СУУ для аналитической работы, необходимо внедрить проект с условным названием «Коммуникация учетной информации». Его цель – организация первичного бухучета по обновленному плану счетов, содержащему полный перечень синтетических и аналитических счетов (включая субсчета и субконто), необходимых для составления как бухгалтерской, так и управленческой отчетности и принятия решений.

Для реализации проекта необходимо предпринять следующие шаги. Во-первых, пересмотреть роли и взаимодействие в процессе первичного бухгалтерского учета, формирования финансовой и управленческой отчетности. Так, фиксированием операций во внутренних первичных документах (на основе факта операции, а не получения первичного документа от контрагента) будут заниматься сотрудники функциональных подразделений. Бухгалтеры будут осуществлять контрольную функцию по сверке операции в первичном учете и в первичном документе от контрагента, а также заниматься обработкой операций для формирования финансовой отчетности. Сотрудники СУУ будут формировать управленческие отчеты, проводить финансовый анализ, в том числе осуществлять бюджетный контроль (сравнение факта с планом). Также должна быть предусмотрена процедура сверки и выяснения отклонений между финансовой и управленческой отчетностью.

Во-вторых, следует разработать систему управленческих отчетов, используемых для принятия решений и контроля их исполнения. Определить, какая информация требуется для составления отчетов, в каких операциях она формируется, в каких первичных документах фиксируется, на каких счетах отражается.

В-третьих, нужно провести ревизию и обновление рабочего плана счетов с введением необходимых для принятия решений счетов аналитики, субсчетов и субконто с целью охвата всех требуемых объектов учета.

Далее требуется разработать коды идентификации первичных документов (в соответствии с обновленным планом счетов). Провести ревизию существующих форм первичных документов для определения необходимости изменения и внесения новых реквизитов.

Разработать необходимые формы новых первичных документов, а также график документооборота, который отвечает принципам, разработанным в предыдущих шагах, а также увеличивает оперативность принятия решений (за счет отражения операции сразу же по факту совершения) и обеспечивает надлежащие процедуры контроля достоверности финансовой и управленческой отчетности.

Кроме того, необходимо сформировать техническое задание для совершенствования учетной информационной системы с учетом результатов предыдущих шагов (с целью введения дополнительных аналитических счетов, субсчетов и субконто к счетам и возможности формирования отчетных данных с применением этих дополнений).

Разработать методики идентификации объекта учета функциональными службами при составлении первичного документа по каждому виду операций, совершаемых компанией.
Также произвести дополнительное обучение персонала функциональных служб по заполнению первичных документов, бухгалтерии – по работе с обновленным планом счетов.

Оперативность учета, на наш взгляд, зависит от двух вещей: правильности и полноты оформления первичных документов и наличия достаточного количества сотрудников, позволяющих обрабатывать всю необходимую документацию в режиме реального времени. Это необходимо учесть при формировании обновленного штатного расписания.

Объем предстоящих работ будет зависеть от состояния учета и учетных политик в компании на момент внедрения проекта. Для его реализации целесообразно организовать рабочую группу, так как задачи проекта требуют от участников различных навыков. Состав группы зависит от специфики и размера предприятия, но в ее состав обязательно должны войти: главный бухгалтер или его компетентный заместитель (например, по методологии учета), руководитель СУУ или его заместитель, сотрудник службы внутреннего аудита.

Участие СВА обосновано тем, что внедрение данного проекта помимо улучшения качества учета приведет к изменению системы внутреннего контроля компании, положительно повлияв на ее основные компоненты. Участие аудиторов в проекте позволит СВА на этапе создания единой системы учета внедрить в нее требуемые средства контроля, обеспечивающие прежде всего достоверность финансовой и управленческой отчетности, но также и эффективность видов контроля, которые опираются на данные учетной информации.

С языка бизнеса на язык бухучета
Выше уже говорилось о том, что не всегда менеджеры и бухгалтеры понимают друг друга, значит, нужен «переводчик» с языка бизнеса на язык бухгалтерского учета и, наоборот, с целью использования данных бухгалтерского учета для составления управленческих отчетов. Это должен быть сотрудник, знакомый с бухгалтерским учетом, разбирающийся в ключевых бизнес-процессах, происходящих в компании, и знающий, какая информация необходима для принятия управленческих решений. Функционально он должен быть сотрудником СУУ. Важен статус данного сотрудника, так как в своей работе он непосредственно будет сотрудничать с главным бухгалтером, принимая совместно с ним решения. Предположительно это должен быть сотрудник в ранге заместителя руководителя СУУ компании.

Перед тем как документы поступают для обработки в бухгалтерию, они должны пройти первичную обработку у «переводчика». В его задачи входит:
1. Идентифицировать каждый документ с объектом учета, к которому относится документ, если это не сделано при его составлении. Перспективой является самостоятельная идентификация объекта учета при составлении (принятии) документа функциональными службами.
2. Контролировать правильность составления первичных документов и отражения в бухучете в соответствии с рабочим планом счетов.
3. Получать необходимую информацию из бухгалтерского учета для составления оперативной и плановой управленческой отчетности.

В дальнейшем после приобретения соответствующих навыков работниками функциональных служб и бухгалтерии функции «переводчика» сместятся в сторону контроля над правильностью отражения и получения информации.

Для СВА целью внедрения проекта, помимо организации учета, является обеспечение встраивания в процесс создания первичных документов, формирования управленческой и бухгалтерской отчетности. Необходимо создать единую систему учета и контроля, то есть эффективно распределить роли по формированию, обработке и контролю документов и операций. Этой цели служит в том числе внедрение графика документооборота и мониторинг его исполнения в дальнейшем.

Работник СВА в течение проекта должен:
1. Выступать в роли консультанта при составлении рабочего плана счетов, положений по заполнению первичных документов, разработке системы идентификации объектов учета, внедрению графика документооборота. В каждый из этих ключевых элементов единой системы учета компании должны быть включены соответствующие средства контроля, которые позволят затем системе постоянно самосовершенствоваться. Все эти элементы являются общими видами контроля для системы учета, поэтому СВА необходимо выразить свое мнение по вопросу их полноты и эффективности.
2. Консультировать «переводчика» при первичной обработке документов.
3. Проводить мониторинг проекта на всех стадиях его исполнения, а также мониторинг состояния и изменения в состоянии системы внутреннего контроля, интегрированной в единую систему учета.

Во благо и на пользу
При условии правильного отнесения первичных документов по статьям (объектам) учета, менеджмент в компании сможет получать из данных бухгалтерского учета информацию, необходимую для принятия бизнес-решений, например, объемы реализации по отделам, менеджерам, товарам, временам года, видам продукции. Кроме того, выделять и распределять постоянные и переменные затраты, собирать затраты по подразделениям, объектам, договорам, видам продукции, оценивать прибыльность работы компании, подразделения, сопоставляя объемы реализации с общими затратами, оценивать эффективность работы с покупателями (заказчиками), определять эффективность работы менеджеров. А также рассчитывать привлекательность клиентов, определять прибыльность групп товаров, видов услуг, устанавливать обоснованные нормы расходов и запасов.

Надо подчеркнуть, что информация эта будет максимально достоверна для компании, так как обработка первичных документов бухгалтерией является как бы завершающим (контрольным) шагом. Таким образом, после реализации данного проекта СУУ компании может сосредоточиться на планово-аналитической и контрольной стороне работы, перестав дублировать бухгалтерию в первичном учете, и использовать для своей работы максимально достоверную информацию.

Рассмотрим, как реализация проекта затрагивает компоненты контроля COSO и какое влияние может оказать на их развитие. Прежде всего она может положительно повлиять на изменение контрольной среды, в частности, изменить отношение сотрудников бухгалтерии и СУУ в ходе подготовки и реализации проекта к системе внутреннего контроля на предприятии; повысить мотивацию сотрудников бухгалтерии, делая результаты их труда необходимыми не только для взаимоотношений с налоговыми органами, но и непосредственно для принятия решений; увеличить прозрачность учета путем более пристального внимания к идентификации первичных документов по объектам учета.

Такой компонент, как оценка рисков, осуществление проекта предположительно не затронет, однако участие СВА может помочь менеджменту компании при реализации проекта в определении наиболее рисковых зон для расстановки приоритетов работ по проекту.

Положительно он повлияет на средства контроля, включая контроль корпоративного уровня. Повышение прозрачности и достоверности отчетности позволит построить эффективные контрольные процедуры, которые опираются на данные учетной информации.

Реализация проекта позволит повысить качество финансовой и нефинансовой информации (из-за повышения качества учета), сделать ее более доступной для оперативного принятия решений и контроля их выполнения. Более того, проект направлен на совершенствование коммуникаций в области учета, что также положительно отразится на системе внутреннего контроля.

Кроме того, создание «прозрачного» учета и отчетности с встраиванием в них эффективного внутреннего контроля повысит результативность мониторинга для менеджмента и самой СВА компании.

Основная цель внутреннего аудита в компании – это совершенствование ее деятельности, принесение пользы и добавление ей стоимости. Внедрение проекта полностью соответствует этой цели, более того – подобный проект усилит и еще раз подчеркнет важную роль СВА не только в корпоративном управлении, но и в повседневной деятельности компании. В заключение необходимо подчеркнуть еще одно преимущество внедрения проекта: «прозрачность» учета и контроля – это и «прозрачность» самой компании, а следовательно, повышение ее рыночной стоимости и инвестиционной привлекательности.

Михаил Павлов,
заместитель генерального директора по внутреннему контролю и аудиту ОАО «ПОЛАИР», член Института внутренних аудиторов, член Профессионального сообщества корпоративных директоров Российского института директоров;

Владислав Образумов,
руководитель службы внутреннего аудита «Донбасской топливно-энергетической компании», член Института внутренних аудиторов, CIA

Array ( [ID] => 108451 [~ID] => 108451 [IBLOCK_ID] => 25 [~IBLOCK_ID] => 25 [IBLOCK_SECTION_ID] => 1463 [~IBLOCK_SECTION_ID] => 1463 [NAME] => СВА на службе компании [~NAME] => СВА на службе компании [ACTIVE_FROM] => [~ACTIVE_FROM] => [TIMESTAMP_X] => 24.10.2016 17:13:54 [~TIMESTAMP_X] => 24.10.2016 17:13:54 [DETAIL_PAGE_URL] => /publications/rzd-partner/117/3588/ [~DETAIL_PAGE_URL] => /publications/rzd-partner/117/3588/ [LIST_PAGE_URL] => /info/index.php?ID=25 [~LIST_PAGE_URL] => /info/index.php?ID=25 [DETAIL_TEXT] =>

Учет учету рознь
Прежде чем говорить о той помощи, которую СВА может оказать менеджменту компании при постановке учета, определимся с самим понятием учета и его видами. Говоря об учете, как правило, разделяют бухгалтерский и управленческий (по-другому – производственный). Понятие «бухгалтерский учет» закреплено законодательно, а вот законодательных и нормативных актов, регламентирующих управленческий учет, не существует. Однако это словосочетание широко применяется в повседневной практике. Управленческий учет отличается от бухгалтерского, или, как теперь принято говорить, финансового учета, прежде всего тем, что предназначен не для внешних пользователей (государство, внешние инвесторы, кредиторы, партнеры и т.д.), а для использования внутри компании. Основная его цель – помощь менеджменту компании в принятии обоснованных решений.

При ведении управленческого учета специалисты свободны при выборе форм, методов и приемов анализа, главное – правильно уловить суть протекающих в компании экономических процессов и вовремя дать совет руководителю. В то время как при ведении бухгалтерского учета необходимо строго следовать утвержденным формам отчетности и инструкциям.

Любой учет представляет собой информационную систему по сбору, анализу, хранению и предоставлению информации о субъекте учета (компании). Основанием для учетной записи является первичный документ. И финансовый, и управленческий учет основан на подсчете двух типов данных: потоков и состояния. Основной формой, фиксирующей потоки средств в рамках учета между двумя отчетными датами, для обоих учетов является отчет о прибылях и убытках. Формой, фиксирующей состояние, является баланс.

В то же время представление информации для пользователей у этих видов учета разное: у финансового – по строго указанным (и утвержденным нормативными актами) формам отчетности; у управленческого – по специальным, разработанным для данной компании, формам. Данные из этих форм используются для анализа финансово-хозяйственной деятельности, планирования, бюджетирования, нормирования и т.д.

Если рассматривать учет как единое целое, состоящее из двух частей – первичного учета и форм отчетности, то очевидно следующее:
• первая часть (регистрация событий и операций, сбор информации в денежном и натуральном выражении), по сути, одинакова и для финансового, и для управленческого учета;
• вторая часть (то есть формы отчетности) различается.
Таким образом, логичней было бы говорить о системе единого учета и о различных формах бухгалтерской и управленческой отчетности.

Трудности перевода
Часто на практике первичным учетом в компаниях занимаются и в бухгалтерии, и в службе управленческого учета (в каждой организации эти функции возложены на различные службы – финансовую, экономическую и т.д.), то есть происходит дублирование функций. Правда, в службе управленческого учета (СУУ) к первичным документам относятся более вольно либо учитывают часть операций, наиболее важных, по мнению менеджмента: приход денег от заказчиков, оплата товара, материалы, поступление готовой продукции на склад и т.д. Но при ведении частичного управленческого учета невозможно составить правильный баланс, соответствующий отчету о прибылях и убытках, поэтому и приходится дублировать бухгалтерскую службу.

Как показывает опыт, результаты, полученные по итогам деятельности за период по данным управленческого и бухгалтерского учета, часто не совпадают, вызывая тем самым сомнения в достоверности управленческих отчетов – как оперативных, так и плановых, аналитических.

К сожалению, во многих российских компаниях сегодня считают, что бухгалтерский учет предназначен только для отчетности перед налоговыми органами, не рассматривая его как информационную базу для управленческой отчетности, и тем самым не используют огромные возможности бухучета, его принципов для управления бизнесом. Зачастую это происходит потому, что далеко не все менеджеры понимают язык бухгалтерского учета, не понимают, какую экономическую информацию они могут из него получить.

Бухгалтеры же, владея финансовой информацией о предприятии, о происходящих операциях и процессах, не могут доходчиво передать эту информацию менеджменту, так как часто не разбираются в процессе принятия решений и не имеют полного представления о том, кто является пользователем бухгалтерской информации внутри предприятия, а также не понимают необходимость ведения учета с аналитикой, требуемой для принятия решения. Причина этого частично в том, что в бухгалтерии работают, собственно, бухгалтерские работники, а управленческим учетом занимаются финансисты, экономисты, контролеры. То есть эти люди говорят условно на разных языках.

Операция «Коммуникация»
Между тем если правильно и полно с точки зрения менеджмента идентифицировать в первичных документах событие и на основании этого своевременно зарегистрировать его в регистрах бухгалтерского учета, то эти данные можно полноценно использовать для целей управленческой отчетности. Для того чтобы полностью задействовать потенциал бухгалтерской службы компании при ведении учета, повысить качество учетной информации, «прозрачность» учета, освободить работников СУУ для аналитической работы, необходимо внедрить проект с условным названием «Коммуникация учетной информации». Его цель – организация первичного бухучета по обновленному плану счетов, содержащему полный перечень синтетических и аналитических счетов (включая субсчета и субконто), необходимых для составления как бухгалтерской, так и управленческой отчетности и принятия решений.

Для реализации проекта необходимо предпринять следующие шаги. Во-первых, пересмотреть роли и взаимодействие в процессе первичного бухгалтерского учета, формирования финансовой и управленческой отчетности. Так, фиксированием операций во внутренних первичных документах (на основе факта операции, а не получения первичного документа от контрагента) будут заниматься сотрудники функциональных подразделений. Бухгалтеры будут осуществлять контрольную функцию по сверке операции в первичном учете и в первичном документе от контрагента, а также заниматься обработкой операций для формирования финансовой отчетности. Сотрудники СУУ будут формировать управленческие отчеты, проводить финансовый анализ, в том числе осуществлять бюджетный контроль (сравнение факта с планом). Также должна быть предусмотрена процедура сверки и выяснения отклонений между финансовой и управленческой отчетностью.

Во-вторых, следует разработать систему управленческих отчетов, используемых для принятия решений и контроля их исполнения. Определить, какая информация требуется для составления отчетов, в каких операциях она формируется, в каких первичных документах фиксируется, на каких счетах отражается.

В-третьих, нужно провести ревизию и обновление рабочего плана счетов с введением необходимых для принятия решений счетов аналитики, субсчетов и субконто с целью охвата всех требуемых объектов учета.

Далее требуется разработать коды идентификации первичных документов (в соответствии с обновленным планом счетов). Провести ревизию существующих форм первичных документов для определения необходимости изменения и внесения новых реквизитов.

Разработать необходимые формы новых первичных документов, а также график документооборота, который отвечает принципам, разработанным в предыдущих шагах, а также увеличивает оперативность принятия решений (за счет отражения операции сразу же по факту совершения) и обеспечивает надлежащие процедуры контроля достоверности финансовой и управленческой отчетности.

Кроме того, необходимо сформировать техническое задание для совершенствования учетной информационной системы с учетом результатов предыдущих шагов (с целью введения дополнительных аналитических счетов, субсчетов и субконто к счетам и возможности формирования отчетных данных с применением этих дополнений).

Разработать методики идентификации объекта учета функциональными службами при составлении первичного документа по каждому виду операций, совершаемых компанией.
Также произвести дополнительное обучение персонала функциональных служб по заполнению первичных документов, бухгалтерии – по работе с обновленным планом счетов.

Оперативность учета, на наш взгляд, зависит от двух вещей: правильности и полноты оформления первичных документов и наличия достаточного количества сотрудников, позволяющих обрабатывать всю необходимую документацию в режиме реального времени. Это необходимо учесть при формировании обновленного штатного расписания.

Объем предстоящих работ будет зависеть от состояния учета и учетных политик в компании на момент внедрения проекта. Для его реализации целесообразно организовать рабочую группу, так как задачи проекта требуют от участников различных навыков. Состав группы зависит от специфики и размера предприятия, но в ее состав обязательно должны войти: главный бухгалтер или его компетентный заместитель (например, по методологии учета), руководитель СУУ или его заместитель, сотрудник службы внутреннего аудита.

Участие СВА обосновано тем, что внедрение данного проекта помимо улучшения качества учета приведет к изменению системы внутреннего контроля компании, положительно повлияв на ее основные компоненты. Участие аудиторов в проекте позволит СВА на этапе создания единой системы учета внедрить в нее требуемые средства контроля, обеспечивающие прежде всего достоверность финансовой и управленческой отчетности, но также и эффективность видов контроля, которые опираются на данные учетной информации.

С языка бизнеса на язык бухучета
Выше уже говорилось о том, что не всегда менеджеры и бухгалтеры понимают друг друга, значит, нужен «переводчик» с языка бизнеса на язык бухгалтерского учета и, наоборот, с целью использования данных бухгалтерского учета для составления управленческих отчетов. Это должен быть сотрудник, знакомый с бухгалтерским учетом, разбирающийся в ключевых бизнес-процессах, происходящих в компании, и знающий, какая информация необходима для принятия управленческих решений. Функционально он должен быть сотрудником СУУ. Важен статус данного сотрудника, так как в своей работе он непосредственно будет сотрудничать с главным бухгалтером, принимая совместно с ним решения. Предположительно это должен быть сотрудник в ранге заместителя руководителя СУУ компании.

Перед тем как документы поступают для обработки в бухгалтерию, они должны пройти первичную обработку у «переводчика». В его задачи входит:
1. Идентифицировать каждый документ с объектом учета, к которому относится документ, если это не сделано при его составлении. Перспективой является самостоятельная идентификация объекта учета при составлении (принятии) документа функциональными службами.
2. Контролировать правильность составления первичных документов и отражения в бухучете в соответствии с рабочим планом счетов.
3. Получать необходимую информацию из бухгалтерского учета для составления оперативной и плановой управленческой отчетности.

В дальнейшем после приобретения соответствующих навыков работниками функциональных служб и бухгалтерии функции «переводчика» сместятся в сторону контроля над правильностью отражения и получения информации.

Для СВА целью внедрения проекта, помимо организации учета, является обеспечение встраивания в процесс создания первичных документов, формирования управленческой и бухгалтерской отчетности. Необходимо создать единую систему учета и контроля, то есть эффективно распределить роли по формированию, обработке и контролю документов и операций. Этой цели служит в том числе внедрение графика документооборота и мониторинг его исполнения в дальнейшем.

Работник СВА в течение проекта должен:
1. Выступать в роли консультанта при составлении рабочего плана счетов, положений по заполнению первичных документов, разработке системы идентификации объектов учета, внедрению графика документооборота. В каждый из этих ключевых элементов единой системы учета компании должны быть включены соответствующие средства контроля, которые позволят затем системе постоянно самосовершенствоваться. Все эти элементы являются общими видами контроля для системы учета, поэтому СВА необходимо выразить свое мнение по вопросу их полноты и эффективности.
2. Консультировать «переводчика» при первичной обработке документов.
3. Проводить мониторинг проекта на всех стадиях его исполнения, а также мониторинг состояния и изменения в состоянии системы внутреннего контроля, интегрированной в единую систему учета.

Во благо и на пользу
При условии правильного отнесения первичных документов по статьям (объектам) учета, менеджмент в компании сможет получать из данных бухгалтерского учета информацию, необходимую для принятия бизнес-решений, например, объемы реализации по отделам, менеджерам, товарам, временам года, видам продукции. Кроме того, выделять и распределять постоянные и переменные затраты, собирать затраты по подразделениям, объектам, договорам, видам продукции, оценивать прибыльность работы компании, подразделения, сопоставляя объемы реализации с общими затратами, оценивать эффективность работы с покупателями (заказчиками), определять эффективность работы менеджеров. А также рассчитывать привлекательность клиентов, определять прибыльность групп товаров, видов услуг, устанавливать обоснованные нормы расходов и запасов.

Надо подчеркнуть, что информация эта будет максимально достоверна для компании, так как обработка первичных документов бухгалтерией является как бы завершающим (контрольным) шагом. Таким образом, после реализации данного проекта СУУ компании может сосредоточиться на планово-аналитической и контрольной стороне работы, перестав дублировать бухгалтерию в первичном учете, и использовать для своей работы максимально достоверную информацию.

Рассмотрим, как реализация проекта затрагивает компоненты контроля COSO и какое влияние может оказать на их развитие. Прежде всего она может положительно повлиять на изменение контрольной среды, в частности, изменить отношение сотрудников бухгалтерии и СУУ в ходе подготовки и реализации проекта к системе внутреннего контроля на предприятии; повысить мотивацию сотрудников бухгалтерии, делая результаты их труда необходимыми не только для взаимоотношений с налоговыми органами, но и непосредственно для принятия решений; увеличить прозрачность учета путем более пристального внимания к идентификации первичных документов по объектам учета.

Такой компонент, как оценка рисков, осуществление проекта предположительно не затронет, однако участие СВА может помочь менеджменту компании при реализации проекта в определении наиболее рисковых зон для расстановки приоритетов работ по проекту.

Положительно он повлияет на средства контроля, включая контроль корпоративного уровня. Повышение прозрачности и достоверности отчетности позволит построить эффективные контрольные процедуры, которые опираются на данные учетной информации.

Реализация проекта позволит повысить качество финансовой и нефинансовой информации (из-за повышения качества учета), сделать ее более доступной для оперативного принятия решений и контроля их выполнения. Более того, проект направлен на совершенствование коммуникаций в области учета, что также положительно отразится на системе внутреннего контроля.

Кроме того, создание «прозрачного» учета и отчетности с встраиванием в них эффективного внутреннего контроля повысит результативность мониторинга для менеджмента и самой СВА компании.

Основная цель внутреннего аудита в компании – это совершенствование ее деятельности, принесение пользы и добавление ей стоимости. Внедрение проекта полностью соответствует этой цели, более того – подобный проект усилит и еще раз подчеркнет важную роль СВА не только в корпоративном управлении, но и в повседневной деятельности компании. В заключение необходимо подчеркнуть еще одно преимущество внедрения проекта: «прозрачность» учета и контроля – это и «прозрачность» самой компании, а следовательно, повышение ее рыночной стоимости и инвестиционной привлекательности.

Михаил Павлов,
заместитель генерального директора по внутреннему контролю и аудиту ОАО «ПОЛАИР», член Института внутренних аудиторов, член Профессионального сообщества корпоративных директоров Российского института директоров;

Владислав Образумов,
руководитель службы внутреннего аудита «Донбасской топливно-энергетической компании», член Института внутренних аудиторов, CIA

[~DETAIL_TEXT] =>

Учет учету рознь
Прежде чем говорить о той помощи, которую СВА может оказать менеджменту компании при постановке учета, определимся с самим понятием учета и его видами. Говоря об учете, как правило, разделяют бухгалтерский и управленческий (по-другому – производственный). Понятие «бухгалтерский учет» закреплено законодательно, а вот законодательных и нормативных актов, регламентирующих управленческий учет, не существует. Однако это словосочетание широко применяется в повседневной практике. Управленческий учет отличается от бухгалтерского, или, как теперь принято говорить, финансового учета, прежде всего тем, что предназначен не для внешних пользователей (государство, внешние инвесторы, кредиторы, партнеры и т.д.), а для использования внутри компании. Основная его цель – помощь менеджменту компании в принятии обоснованных решений.

При ведении управленческого учета специалисты свободны при выборе форм, методов и приемов анализа, главное – правильно уловить суть протекающих в компании экономических процессов и вовремя дать совет руководителю. В то время как при ведении бухгалтерского учета необходимо строго следовать утвержденным формам отчетности и инструкциям.

Любой учет представляет собой информационную систему по сбору, анализу, хранению и предоставлению информации о субъекте учета (компании). Основанием для учетной записи является первичный документ. И финансовый, и управленческий учет основан на подсчете двух типов данных: потоков и состояния. Основной формой, фиксирующей потоки средств в рамках учета между двумя отчетными датами, для обоих учетов является отчет о прибылях и убытках. Формой, фиксирующей состояние, является баланс.

В то же время представление информации для пользователей у этих видов учета разное: у финансового – по строго указанным (и утвержденным нормативными актами) формам отчетности; у управленческого – по специальным, разработанным для данной компании, формам. Данные из этих форм используются для анализа финансово-хозяйственной деятельности, планирования, бюджетирования, нормирования и т.д.

Если рассматривать учет как единое целое, состоящее из двух частей – первичного учета и форм отчетности, то очевидно следующее:
• первая часть (регистрация событий и операций, сбор информации в денежном и натуральном выражении), по сути, одинакова и для финансового, и для управленческого учета;
• вторая часть (то есть формы отчетности) различается.
Таким образом, логичней было бы говорить о системе единого учета и о различных формах бухгалтерской и управленческой отчетности.

Трудности перевода
Часто на практике первичным учетом в компаниях занимаются и в бухгалтерии, и в службе управленческого учета (в каждой организации эти функции возложены на различные службы – финансовую, экономическую и т.д.), то есть происходит дублирование функций. Правда, в службе управленческого учета (СУУ) к первичным документам относятся более вольно либо учитывают часть операций, наиболее важных, по мнению менеджмента: приход денег от заказчиков, оплата товара, материалы, поступление готовой продукции на склад и т.д. Но при ведении частичного управленческого учета невозможно составить правильный баланс, соответствующий отчету о прибылях и убытках, поэтому и приходится дублировать бухгалтерскую службу.

Как показывает опыт, результаты, полученные по итогам деятельности за период по данным управленческого и бухгалтерского учета, часто не совпадают, вызывая тем самым сомнения в достоверности управленческих отчетов – как оперативных, так и плановых, аналитических.

К сожалению, во многих российских компаниях сегодня считают, что бухгалтерский учет предназначен только для отчетности перед налоговыми органами, не рассматривая его как информационную базу для управленческой отчетности, и тем самым не используют огромные возможности бухучета, его принципов для управления бизнесом. Зачастую это происходит потому, что далеко не все менеджеры понимают язык бухгалтерского учета, не понимают, какую экономическую информацию они могут из него получить.

Бухгалтеры же, владея финансовой информацией о предприятии, о происходящих операциях и процессах, не могут доходчиво передать эту информацию менеджменту, так как часто не разбираются в процессе принятия решений и не имеют полного представления о том, кто является пользователем бухгалтерской информации внутри предприятия, а также не понимают необходимость ведения учета с аналитикой, требуемой для принятия решения. Причина этого частично в том, что в бухгалтерии работают, собственно, бухгалтерские работники, а управленческим учетом занимаются финансисты, экономисты, контролеры. То есть эти люди говорят условно на разных языках.

Операция «Коммуникация»
Между тем если правильно и полно с точки зрения менеджмента идентифицировать в первичных документах событие и на основании этого своевременно зарегистрировать его в регистрах бухгалтерского учета, то эти данные можно полноценно использовать для целей управленческой отчетности. Для того чтобы полностью задействовать потенциал бухгалтерской службы компании при ведении учета, повысить качество учетной информации, «прозрачность» учета, освободить работников СУУ для аналитической работы, необходимо внедрить проект с условным названием «Коммуникация учетной информации». Его цель – организация первичного бухучета по обновленному плану счетов, содержащему полный перечень синтетических и аналитических счетов (включая субсчета и субконто), необходимых для составления как бухгалтерской, так и управленческой отчетности и принятия решений.

Для реализации проекта необходимо предпринять следующие шаги. Во-первых, пересмотреть роли и взаимодействие в процессе первичного бухгалтерского учета, формирования финансовой и управленческой отчетности. Так, фиксированием операций во внутренних первичных документах (на основе факта операции, а не получения первичного документа от контрагента) будут заниматься сотрудники функциональных подразделений. Бухгалтеры будут осуществлять контрольную функцию по сверке операции в первичном учете и в первичном документе от контрагента, а также заниматься обработкой операций для формирования финансовой отчетности. Сотрудники СУУ будут формировать управленческие отчеты, проводить финансовый анализ, в том числе осуществлять бюджетный контроль (сравнение факта с планом). Также должна быть предусмотрена процедура сверки и выяснения отклонений между финансовой и управленческой отчетностью.

Во-вторых, следует разработать систему управленческих отчетов, используемых для принятия решений и контроля их исполнения. Определить, какая информация требуется для составления отчетов, в каких операциях она формируется, в каких первичных документах фиксируется, на каких счетах отражается.

В-третьих, нужно провести ревизию и обновление рабочего плана счетов с введением необходимых для принятия решений счетов аналитики, субсчетов и субконто с целью охвата всех требуемых объектов учета.

Далее требуется разработать коды идентификации первичных документов (в соответствии с обновленным планом счетов). Провести ревизию существующих форм первичных документов для определения необходимости изменения и внесения новых реквизитов.

Разработать необходимые формы новых первичных документов, а также график документооборота, который отвечает принципам, разработанным в предыдущих шагах, а также увеличивает оперативность принятия решений (за счет отражения операции сразу же по факту совершения) и обеспечивает надлежащие процедуры контроля достоверности финансовой и управленческой отчетности.

Кроме того, необходимо сформировать техническое задание для совершенствования учетной информационной системы с учетом результатов предыдущих шагов (с целью введения дополнительных аналитических счетов, субсчетов и субконто к счетам и возможности формирования отчетных данных с применением этих дополнений).

Разработать методики идентификации объекта учета функциональными службами при составлении первичного документа по каждому виду операций, совершаемых компанией.
Также произвести дополнительное обучение персонала функциональных служб по заполнению первичных документов, бухгалтерии – по работе с обновленным планом счетов.

Оперативность учета, на наш взгляд, зависит от двух вещей: правильности и полноты оформления первичных документов и наличия достаточного количества сотрудников, позволяющих обрабатывать всю необходимую документацию в режиме реального времени. Это необходимо учесть при формировании обновленного штатного расписания.

Объем предстоящих работ будет зависеть от состояния учета и учетных политик в компании на момент внедрения проекта. Для его реализации целесообразно организовать рабочую группу, так как задачи проекта требуют от участников различных навыков. Состав группы зависит от специфики и размера предприятия, но в ее состав обязательно должны войти: главный бухгалтер или его компетентный заместитель (например, по методологии учета), руководитель СУУ или его заместитель, сотрудник службы внутреннего аудита.

Участие СВА обосновано тем, что внедрение данного проекта помимо улучшения качества учета приведет к изменению системы внутреннего контроля компании, положительно повлияв на ее основные компоненты. Участие аудиторов в проекте позволит СВА на этапе создания единой системы учета внедрить в нее требуемые средства контроля, обеспечивающие прежде всего достоверность финансовой и управленческой отчетности, но также и эффективность видов контроля, которые опираются на данные учетной информации.

С языка бизнеса на язык бухучета
Выше уже говорилось о том, что не всегда менеджеры и бухгалтеры понимают друг друга, значит, нужен «переводчик» с языка бизнеса на язык бухгалтерского учета и, наоборот, с целью использования данных бухгалтерского учета для составления управленческих отчетов. Это должен быть сотрудник, знакомый с бухгалтерским учетом, разбирающийся в ключевых бизнес-процессах, происходящих в компании, и знающий, какая информация необходима для принятия управленческих решений. Функционально он должен быть сотрудником СУУ. Важен статус данного сотрудника, так как в своей работе он непосредственно будет сотрудничать с главным бухгалтером, принимая совместно с ним решения. Предположительно это должен быть сотрудник в ранге заместителя руководителя СУУ компании.

Перед тем как документы поступают для обработки в бухгалтерию, они должны пройти первичную обработку у «переводчика». В его задачи входит:
1. Идентифицировать каждый документ с объектом учета, к которому относится документ, если это не сделано при его составлении. Перспективой является самостоятельная идентификация объекта учета при составлении (принятии) документа функциональными службами.
2. Контролировать правильность составления первичных документов и отражения в бухучете в соответствии с рабочим планом счетов.
3. Получать необходимую информацию из бухгалтерского учета для составления оперативной и плановой управленческой отчетности.

В дальнейшем после приобретения соответствующих навыков работниками функциональных служб и бухгалтерии функции «переводчика» сместятся в сторону контроля над правильностью отражения и получения информации.

Для СВА целью внедрения проекта, помимо организации учета, является обеспечение встраивания в процесс создания первичных документов, формирования управленческой и бухгалтерской отчетности. Необходимо создать единую систему учета и контроля, то есть эффективно распределить роли по формированию, обработке и контролю документов и операций. Этой цели служит в том числе внедрение графика документооборота и мониторинг его исполнения в дальнейшем.

Работник СВА в течение проекта должен:
1. Выступать в роли консультанта при составлении рабочего плана счетов, положений по заполнению первичных документов, разработке системы идентификации объектов учета, внедрению графика документооборота. В каждый из этих ключевых элементов единой системы учета компании должны быть включены соответствующие средства контроля, которые позволят затем системе постоянно самосовершенствоваться. Все эти элементы являются общими видами контроля для системы учета, поэтому СВА необходимо выразить свое мнение по вопросу их полноты и эффективности.
2. Консультировать «переводчика» при первичной обработке документов.
3. Проводить мониторинг проекта на всех стадиях его исполнения, а также мониторинг состояния и изменения в состоянии системы внутреннего контроля, интегрированной в единую систему учета.

Во благо и на пользу
При условии правильного отнесения первичных документов по статьям (объектам) учета, менеджмент в компании сможет получать из данных бухгалтерского учета информацию, необходимую для принятия бизнес-решений, например, объемы реализации по отделам, менеджерам, товарам, временам года, видам продукции. Кроме того, выделять и распределять постоянные и переменные затраты, собирать затраты по подразделениям, объектам, договорам, видам продукции, оценивать прибыльность работы компании, подразделения, сопоставляя объемы реализации с общими затратами, оценивать эффективность работы с покупателями (заказчиками), определять эффективность работы менеджеров. А также рассчитывать привлекательность клиентов, определять прибыльность групп товаров, видов услуг, устанавливать обоснованные нормы расходов и запасов.

Надо подчеркнуть, что информация эта будет максимально достоверна для компании, так как обработка первичных документов бухгалтерией является как бы завершающим (контрольным) шагом. Таким образом, после реализации данного проекта СУУ компании может сосредоточиться на планово-аналитической и контрольной стороне работы, перестав дублировать бухгалтерию в первичном учете, и использовать для своей работы максимально достоверную информацию.

Рассмотрим, как реализация проекта затрагивает компоненты контроля COSO и какое влияние может оказать на их развитие. Прежде всего она может положительно повлиять на изменение контрольной среды, в частности, изменить отношение сотрудников бухгалтерии и СУУ в ходе подготовки и реализации проекта к системе внутреннего контроля на предприятии; повысить мотивацию сотрудников бухгалтерии, делая результаты их труда необходимыми не только для взаимоотношений с налоговыми органами, но и непосредственно для принятия решений; увеличить прозрачность учета путем более пристального внимания к идентификации первичных документов по объектам учета.

Такой компонент, как оценка рисков, осуществление проекта предположительно не затронет, однако участие СВА может помочь менеджменту компании при реализации проекта в определении наиболее рисковых зон для расстановки приоритетов работ по проекту.

Положительно он повлияет на средства контроля, включая контроль корпоративного уровня. Повышение прозрачности и достоверности отчетности позволит построить эффективные контрольные процедуры, которые опираются на данные учетной информации.

Реализация проекта позволит повысить качество финансовой и нефинансовой информации (из-за повышения качества учета), сделать ее более доступной для оперативного принятия решений и контроля их выполнения. Более того, проект направлен на совершенствование коммуникаций в области учета, что также положительно отразится на системе внутреннего контроля.

Кроме того, создание «прозрачного» учета и отчетности с встраиванием в них эффективного внутреннего контроля повысит результативность мониторинга для менеджмента и самой СВА компании.

Основная цель внутреннего аудита в компании – это совершенствование ее деятельности, принесение пользы и добавление ей стоимости. Внедрение проекта полностью соответствует этой цели, более того – подобный проект усилит и еще раз подчеркнет важную роль СВА не только в корпоративном управлении, но и в повседневной деятельности компании. В заключение необходимо подчеркнуть еще одно преимущество внедрения проекта: «прозрачность» учета и контроля – это и «прозрачность» самой компании, а следовательно, повышение ее рыночной стоимости и инвестиционной привлекательности.

Михаил Павлов,
заместитель генерального директора по внутреннему контролю и аудиту ОАО «ПОЛАИР», член Института внутренних аудиторов, член Профессионального сообщества корпоративных директоров Российского института директоров;

Владислав Образумов,
руководитель службы внутреннего аудита «Донбасской топливно-энергетической компании», член Института внутренних аудиторов, CIA

Если не ты, то кто?

Сегодня наш собеседник в рубрике «Лидер» – генеральный директор калужского завода «Ремпутьмаш», депутат законодательного собрания Калужской области, секретарь регионального отделения партии «Единая Россия» ВЯЧЕСЛАВ ДУБРОВИН.

Новое слово в организации вагонопотоков

В июле 2007 года вышли в свет Инструктивные указания по организации вагонопотоков на железных дорогах ОАО «РЖД», утвержденные 16 октября 2006-го. Какое значение внутренний технический документ компании имеет для ее партнеров по транспортному бизнесу – грузовладельцев, структур промышленного железнодорожного транспорта, операторов подвижного состава? Об этом рассказывает заведующий отделением ВНИИАСа, доктор технических наук, профессор АНДРЕЙ БОРОДИН, руководивший разработкой инструкции.

КАЛУГА-2007: Ярмарка тщеславия, или Что изволите, господа путейцы?

4–5 сентября 2007 года в г. Калуге на территории ОАО «Калужский завод «Ремпутьмаш» состоится XIII Международная выставка-ярмарка «Путевые машины – 2007», на которой в очередной раз соберется практически вся элита из числа отечественных и зарубежных производителей путевой техники и инструмента. Чем будет знаменательно для гостей и участников мероприятие этого года?

«Невозможного нет, все в наших силах...»

Процесс вхождения в конкурентный рынок практически с любым продуктом крайне сложен. Особенно когда речь идет о продукции транспортного машиностроения. Причем еще неизвестно, что труднее – создание образцов новой продуктовой линейки или их последующая реализация. О проблемах и перспективах производства железнодорожных путевых машин в нашей стране размышляет руководитель УК ООО «Путевые машины» АЛЕКСЕЙ ФЕНДРИКОВ.

Сродни авитаминозу

Ассортимент выпускаемых изделий в сегменте путевых машин сегодня не вполне достаточен для поддержания в надлежащем состоянии железнодорожного полотна и прилегающих к нему территорий. Такое мнение, а также возможные варианты имеющихся здесь конкретных решений высказал заместитель генерального директора ЗАО «Концерн «Трансмаш» ВЛАДИМИР СТЕБЛЕЦОВ.

Выпуск 17 (117) сентябрь 2007

Выпуск 17 (117) сентябрь 2007

Специалист по точной мерке

К вопросу

К вопросу

К вопросу

К вопросу

СВА на службе компании

Если не ты, то кто?

Биография

Биография

Биография

Биография

Новое слово в организации вагонопотоков

КАЛУГА-2007: Ярмарка тщеславия, или Что изволите, господа путейцы?

Интервью по поводу

Интервью по поводу

Интервью по поводу

Интервью по поводу

«Невозможного нет, все в наших силах...»

Сродни авитаминозу