Как обмениваться электронными документами, если у вас и контрагента разные операторы?

Алгоритм действий есть, и он проработан

Сначала про документы

С 1 сентября 2026 года нужно перевести в электронный формат часть перевозочных документов:

·      транспортные накладные

·      заказы и заявки

·      поручение экспедитору

·      экспедиторские и складские расписки

·      транспортные железнодорожные накладные

·      авиационные грузовые накладные

При электронном документообороте хозяйствующие субъекты (юрлицо или ИП) обмениваются электронными документами через операторов электронного документооборота. По состоянию на январь 2026 года таких операторов 11.

Напомним, что подключение юридических и физических лиц к ГИС ЭПД напрямую не осуществляется. Чтобы стать участником информационного взаимодействия в случае оформления ЭПД, необходимо заключить Соглашение об электронном документообороте перевозочных документов с аккредитованным оператором ИС ЭПД, включенным в Реестр Операторов ИС ЭПД.

Операторы разберутся

Иногда у хозяйствующих субъектов могут быть разные операторы. Обмен документами с контрагентом через двух операторов называется «роуминг».

Для подключения необходимо направить сообщение операторам (с копией в ФНС России) по вопросам организации роуминга. В некоторых случаях системы операторов поддерживают автороуминг и для настройки (если вы уже подключены к системе оператора и убедились, что оператор контрагента поддерживает автороуминг), достаточно просто отправить приглашение через систему своего оператора, указав его идентификатор (ID) ЭДО. Обмен начнется после принятия приглашения.

Список операторов, поддерживающих роуминг, можно посмотреть здесь. Помимо возможности настройки роуминга узнать, какое у оператора количество абонентов, с кем взаимодействует ваш оператор ЭДО, какое у него количество абонентов, проверить, взаимодействует ли он с оператором ЭДО контрагента и каков уровень этого взаимодействия, можно здесь. Более того, если зайти в карточку оператора и спуститься ниже по странице, будет отражен уровень взаимодействия этого оператора с другими операторами.

Если напротив другого оператора стоит цифра 4, значит взаимодействие налажено и подтверждено документами. Цифра 0 означает, что взаимодействие между операторами не настроено.

«Есть ситуации, когда взаимодействие настроено, но что-то пошло не так. Для этого справа от списка операторов есть реакция «палец вниз». При нажатии откроется таблица, где необходимо заполнить поля, и информация автоматизированно попадет и в службы поддержки этих операторов ЭДО, и в ФНС. В этом примере связь между операторами настроена и в этом случае работа с такими обращениями должна производиться в очень короткий срок: 2–3, максимум – 5 дней», – объясняет начальник Управления электронного документооборота ФНС России Федор Новиков.

«Может быть ситуация, когда ваш контрагент работает с оператором, у которого не настроено взаимодействие с вашим оператором. Чтобы помочь им наладить обмен, нужно найти оператора в списке, справа будет не «палец вниз», а значок «звено цепи». При нажатии откроется окно заявления, куда можно вписать пожелания по настройке взаимодействия», – добавляет Ф. Новиков.

Настройка роуминга – двусторонний процесс, занимающий в среднем от 2 до 14 рабочих дней. Подключение у некоторых операторов бесплатное, и настраивается либо через приглашение в системе оператора (если вы уже подключены), либо через заявление оператору на сайте ФНС.

В ФНС уточняют: если роуминг между операторами настроен, то обмен документами с контрагентом должен быть настроен операторами не более чем за 2 дня. А если нет – то операторам надо настроить связь. Это занимает до 20 дней.

Если есть отдельные пожелания по улучшению взаимодействия именно к ФНС России – поправить, добавить и т. д., – в карточке любого оператора сверху находится синяя кнопка «Предложение в ФНС России». При заполнении обращение отправится только в налоговую и не попадет в службу поддержки оператора.

Автор: Анна Маничева