Автоматизация расчётов по аренде подвижного состава в ПК «МЦ-Слежение»

Управление взаиморасчётами по длительной аренде подвижного состава — трудозатратный, кропотливый процесс. Нужно правильно рассчитывать арендные каникулы, отслеживать сверхнормативные простои и чётко разграничивать ответственность за ремонт между собственником и арендатором.

Но даже при наличии типовых договоров компании сталкиваются с ошибками. Каждая такая ошибка, например, пропущенный ремонт, может привести к дополнительным издержкам.

Как компания, которая более 20 лет развивает программный комплекс для автоматизации ЖД-логистики, мы в «МЦ-Сервис Инжиниринг» разработали решение, которое меняет взгляд на трудоёмкие задачи.

В статье рассказали, как модуль «Расчёты с клиентами» программного комплекса «МЦ-Слежение» превращает учёт сложных условий контрактов по аренде в прозрачные алгоритмы. Также продемонстрировали, чем наше решение существенно превосходит привычные инструменты автоматизации расчётов.

Определение фактических границ аренды

Основой для начислений в системе являются акты ввода и вывода вагонов из аренды, созданные пользователем. При этом для сложных контрактов в ПК «МЦ-Слежение» реализована функция автоматической привязки дат к фактическим событиям.

Если договор предполагает начало аренды не с даты подписания документов, а, например, с момента прибытия вагона на станцию или его первой погрузки, система сама найдет нужное событие в истории движения и проставит точное время в акте.

В качестве триггеров начала и окончания аренды могут выступать события:

факт выгрузки вагона на станции на основе данных о погрузках;
прибытие на станцию (завершение рейса) или отправление (начало фактического использования).

Исключение ремонтных каникул

Исключение периодов ремонта из оплаты — типовая задача при подведении итогов месяца. И выполнение этой задачи требует предельной внимательности.

Чтобы помочь вам минимизировать человеческий фактор и автоматизировать процесс, в программном комплексе «МЦ-Слежение» предусмотрена возможность настраивать правила исключения периодов, комбинируя параметры в зависимости от условий договора. Примеры параметров:

Тип ремонта. Это базовая настройка. Система позволяет автоматически применять арендные каникулы для плановых видов ремонта (капитального или деповского) и настраивать особые правила для текущих ремонтов (ТР-1, ТР-2).
Причина отцепки. Программа позволяет реализовать механизм разграничения ответственности за ремонт. Если вагон поступил в ремонт из-за технического износа узлов (это зона ответственности собственника), система исключит этот период из оплаты. Если же причиной стало повреждение по вине эксплуатирующей стороны — период останется оплачиваемым.
Депо. Можно задать правило, при котором ремонт в депо определённой железной дороги полностью исключается из аренды, в то время как на других участках сети действуют иные условия

Возможно включать в расчеты даже такие условия, как:

Лимиты длительности. Можно задать максимальный срок ремонта (например, 10 суток), после которого время нахождения в депо снова станет оплачиваемым.
Гибкое округление периодов. Если в договоре прописаны особые условия округления (например, учет неполных суток), система позволяет автоматически применять их при расчёте. В ПК «МЦ-Слежение» уже предусмотрено несколько типичных «коробочных» алгоритмов округления. Программа сама проанализирует время наступления события и определит, подлежит ли этот день оплате согласно правилам вашего контракта

Отметим, что полная история ремонтов автоматически импортируется в ПК «МЦ-Слежение» через интеграцию с АС «ЭТРАН». Это избавляет от необходимости вручную восстанавливать хронологию событий и сверять даты по каждому вагону при закрытии расчётов.

Пример отчёта:

Развернуть отчёт на весь экран

Учёт простоев

Аналогичный подход применяется и к обработке простоев. Система позволяет учитывать каникулы по простоям.

Например, если договором предусмотрено двое суток на погрузку, программа автоматически выделит этот период как не подлежащий оплате. Весь срок нахождения вагона на станции сверх этой нормы будет учтен системой для корректного начисления аренды согласно правилам вашего контракта.

Управление тарифами и индексация

При долгосрочном сотрудничестве ставки аренды меняются, соответственно, все изменения при расчётах должны быть учтены.

В ПК «МЦ-Слежение» процесс обновления ставок автоматизирован: новая ставка привязывается к действующей услуге, и расчёт продолжается бесшовно.

Предусмотрена возможность вносить новые тарифы в систему заранее. Вам не нужно ждать дня вступления изменений в силу: программа сама определит, какую ставку применить к конкретному периоду согласно календарю. Это значительно упрощает документооборот и исключает необходимость создавать избыточные акты ввода/вывода вагонов из аренды при каждой индексации тарифов.

Аналитика и финансовый контроль

Результатом работы нашего решения является детальный отчёт по вагонам в аренде, который формируется автоматически в пару кликов. Из такого отчета формируются акты выполненных работ — они отправляются в 1С и контрагенту для получения оплаты.

Чистота всех расчётов обеспечивается благодаря тому, что полные данные о ремонтах уже содержатся в системе. Программа обрабатывает их автоматически, минимизируя влияние человеческого фактора.

Программный комплекс «МЦ-Слежение» делает процесс взаиморасчётов прозрачным и прогнозируемым. Все начисления производятся в строгом соответствии с условиями конкретного договора вне зависимости от сложности.

Таким образом, наше решение позволяет учитывать требования новых контрагентов, специфику налогового учета или индивидуальные задачи по оптимизации.

Свяжитесь с нами, чтобы получить бесплатную консультацию по вашей задаче и запросить демонстрацию функционала: