Скорость – золото: как компаниям, работающим в международной логистике, перестать терять деньги на операционных ошибках

Потери в «операционке»

В основу исследования легли глубинные интервью первых лиц более чем 50 компаний из России, Индии, Китая, Турции и Юго-Восточной Азии. В выборку вошли собственники, операционные директора, логисты. Результаты показали: главные потери происходят не столько из-за внешних факторов, сколько из-за операционных ошибок и устаревших процессов.

Вот всего несколько цифр, которые генерируют потери и риски для логистических компаний (среди участников исследования):

• 80% компаний собирают ставки вручную;

• до 3 дней – среднее время ответа новому клиенту;

• в 40% компаний уход сотрудника парализует операционную работу;

• 60% компаний используют Excel в качестве основного инструмента управления ставками.

Эксперт перечислил несколько процессов, которые результаты исследования подсветили как те, что в условиях глобальной нестабильности перевозок рушатся первыми, если они не настроены. Всего обозначено три процесса, которые как раз связаны с операционной деятельностью компаний.

1. Сбор ставок.

Влияет использование устаревающих технологий, таких как Excel, почта, мессенджеры. Каждый запрос – ручная работа, поэтому клиент может ждать коммерческого предложения 1–3 дня, когда конкуренты могут справляться с этим за часы.

При этом скорость котировки, скорость отдачи ставки клиенту – это конверсия сделки.

«Главная метрика логистики в 2026 году – это скорость. Я говорю сейчас не только про скорость подготовки и расчета КП клиентам. Я говорю в принципе про скорость приспособления к изменяющимся условиям, про скорость сбора ставок, отдачи статуса клиенту, скорость коммуникаций», – прокомментировал В. Калькопф.

Он уточнил, что для клиента уже само получение ответа по запросу нередко бывает решающим звеном в выборе. Собственник компании в интервью отвечал, что один из клиентов буквально обозначил свой выбор так: «Вы одни из немногих, кто в принципе нам ответил, не говоря уже про то, что ответили в течение 1–2 дней».

При использовании традиционных источников сбора информации по ставками на сопровождение одной сделки логистом, операционным менеджером может уходить 8 часов работы.

2. Координация перевозок.

Один из главных запросов от клиентов – прозрачность в координации перевозок. Но удовлетворить его бывает сложно, так как из-за использования разных каналов коммуникации одновременно, не выстраивается общей картины, которой можно было бы легко поделиться с клиентом. Логист или операционный менеджер тратит много времени на сведение информации, возникают ошибки в документах. Главное: клиент не знает, где его груз.

Все это дает побочные эффекты в виде медленных ответов клиентам, штрафов, задержек, демереджей, а в конечном счете могут возникать потери клиентов. Потери в год исчисляются в десятки тысяч долларов – при потере в среднем двух сделок в неделю.

3. Управление маржой.

Ставки меняются, сделки считаются вручную. Нет аналитики по юнит-экономике сделки, агента, направления. В то же время контроль маржи – это устойчивость бизнеса.

Чему учиться у устойчивых логистических компаний

Опыт таковых показывает, что в сегодняшних условиях выигрывает не обязательно тот, у кого лучше маршруты: важнее – налаженная и понятная операционная система для всех участников сделок.

Вот, на что следует обратить внимание:

1. Фиксация агентской сети. Необходимо: проверенные агенты в единой базе с возможностью быстрого обращения к ней.

2. Стандартизация процесса расчета, единый процесс запросов ставок. Необходимо: привести все таблицы к единому виду, где специалисту будет видно, какая ставка выгодная на данном направлении, от какого агента, сколько по времени с ним ведется работа, надежен ли он.

3. Синхронизация коммуникаций. Необходимо: единое пространство для команды, агентов и клиентов, настройка показа статусов в реальном времени.

Среди конкретных инструментов, которые следует вводить для того, чтобы подтянуть операционные процессы, эксперт посоветовал обратиться к цифровым решениям: «Чтобы работать в этих условиях, масштабировать бизнес, не нужно нанимать топ-специалистов, логистов, операционных менеджеров. В эру цифровизации рулят цифровые решения: ИИ-помощники позволяют добиваться лучшей скорости, лучшего сервиса для клиентов».

Автор: Полина Карпович