III КВАРТАЛ 2022Г. - 55 баллов 
Для грузополучателей это нововведение имеет свою специфику. Если компания не инициирует перевозку, а лишь принимает товар, она не формирует комплект документов, но обязана подписать титул 3 электронной транспортной накладной – подтвердить приемку груза. При этом, в отличие от отправителей и перевозчиков, плата за подписание титулов с получателя, как правило, не взимается.
Какие документы станут электронными
С осени 2026 года в цифровой формат должны быть переведены:
· транспортные накладные,
· заказы и заявки на перевозку,
· поручения экспедитору,
· экспедиторские и складские расписки,
· железнодорожные транспортные накладные,
· авиационные грузовые накладные.
Таким образом, электронный обмен охватит практически весь пакет перевозочной документации.
С чего начать грузополучателю
Переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) – это не только подключение сервиса, но и пересборка внутренних процессов. Что нужно сделать:
1. Проанализировать текущие процессы
Грузополучателю важно понять, с какими именно документами он работает (чаще всего – только с транспортными накладными), кто вовлечен в их обработку – кладовщики, логисты, бухгалтерия, руководители, – и с какими контрагентами происходит обмен. Переходить на ЭДО должны все участники цепочки.
2. Выбрать оператора ИС ЭПД
Работа с перевозочными документами ведется через оператора информационных систем электронных перевозочных документов, аккредитованного Минтрансом. По состоянию на январь 2026 года таких операторов 11. Актуальный реестр размещен на сайте Минтранса России. https://mintrans.gov.ru/activities/214/376/377/380
Оператор автоматически передает документы в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Прямое подключение к ГИС ЭПД для бизнеса не предусмотрено.
3. Обеспечить сотрудников электронной подписью
Когда вы определили, кто из сотрудников участвует в документообороте, нужно обеспечить их электронной подписью. Подписание титула 3 возможно двумя способами:
· уполномоченный сотрудник сразу подписывает документ квалифицированной электронной подписью (КЭП) или усиленной неквалифицированной подписью в приложении «Госключ»;
· кладовщик подтверждает приемку простой электронной подписью, после чего уполномоченное лицо заверяет документ КЭП или УНЭП.
Если документ подписывает сотрудник организации, а не руководитель или ИП, используется КЭП физического лица и машиночитаемая доверенность (МЧД), подтверждающая полномочия на подписание перевозочных документов.
4. Выберите решение для работы с ЭПД
Операторы предлагают разные варианты: веб-версии, модули для 1С или SAP ERP, API-интеграции с учетными системами, мобильные приложения. Выбор зависит от масштабов бизнеса и уровня автоматизации. Интеграционные решения потребуют больше времени и ресурсов.
5. Подключить контрагентов
Транспортный ЭДО можно запустить только в том случае, если его подключат все участники логистической цепочки: отправитель, перевозчик и получатель грузов, а также экспедитор (в зависимости от конкретного сценария перевозки). Большинство операторов уже настроили роуминг между собой, поэтому обмен документами возможен, даже если у вас и контрагента разные операторы. Некоторые операторы помогают подключать партнеров, подробнее о процессе РЖД-Партнер рассказывал здесь.
6. Обучить персонал
Сотрудникам нужно объяснить, как изменится процесс приемки и документооборота. У операторов, как правило, есть обучающие материалы, вебинары и базы знаний.
7. Провести пилотный запуск
Договоритесь с одним из грузоотправителей, выберите один маршрут или несколько партий товара, на которых вы проверите работу с ЭПД. Это поможет выявить слабые места в процессах и исправить частые ошибки. Затем можно масштабировать транспортный ЭДО.
8. Масштабировать проект
После успешного пилота подключаются ключевые поставщики, затем – остальные контрагенты. В среднем полный переход с учетом интеграции и подключения партнеров занимает от 2 до 6 месяцев. До 1 сентября 2026 года времени остается немного, поэтому откладывать запуск не стоит.
Эффект:
Хотя обязательность перехода продиктована законом, бизнес-эффект вполне прикладной.
· Единые форматы документов. Стандартизация пакета с контрагентами снижает количество ошибок и споров.
· Готовность к регуляторным изменениям. Компания нарабатывает практику до момента полного вступления требований в силу.
· Прозрачность перевозки. Документы доступны всем участникам сразу после подписания, а ключевые этапы движения груза фиксируются в системе.
· Электронный архив. Снижается нагрузка на хранение бумажных оригиналов, ускоряется поиск документов.
· Ускорение расчетов. Мгновенный обмен документами позволяет быстрее закрывать услуги и эффективнее управлять отсрочкой платежа.
Транспортный ЭДО – это обязательный элемент новой инфраструктуры рынка. При грамотной и своевременной подготовке цифровизация перевозочных документов может стать инструментом повышения операционной эффективности и возможности избежать аврального режима работы в преддверии 1 сентября.
