5S – это пять шагов к повышению производительности в логистике

– Как расшифровывается аббревиатура 5S?

– Название системы происходит от японских слов, определяющих пять последовательных шагов, составляющих непрерывный процесс, цель которого – функциональное, рациональное и эффективное рабочее пространство. Названия шагов начинаются на букву «c» – как в японском, как в английском, так и в русском варианте: «сортировка», «создание порядка», «содержание в чистоте», «стандартизация» и «совершенствование».

В русскоязычной терминологии используются оба сокращения – и 5S, и 5С. Каким образом обозначать систему – выбор за руководством компании. Главное, чтобы все сотрудники это обозначение понимали одинаково. На практике часто встречается такое решение: если названия шагов используются по-русски, то и система называется 5С. Если шаги называются по-английски (как часто случается в транснациональных компаниях), то и система называется по-английски – 5S.

– Как можно применить систему 5C в логистической сфере?

– 5С решает не только чисто прикладные задачи – организовать порядок на рабочих местах, определить периодичность и качество уборки. Это часть философии компании, нацеленной на постоянное развитие. Поэтому логистическая (как и любая другая) компания может взять на вооружение прежде всего принцип совершенствования своих процессов, поиск идей, которые помогут сделать работу безопаснее, удобнее, комфортнее, снизить операционные затраты и повысить производительность труда. Если есть желание такие активности превратить в систему, то 5С в этом однозначно поможет.

– Какое влияние оказывает организация рабочего пространства на эффективность работы?

– В каждом случае результат будет свой. Одна операция может упроститься и ускориться вдвое, другая – на треть. Но такие локальные успехи могут и не принести желаемого общего эффекта: например, одно звено большой цепи стало производительнее и выполняет работу быстрее – оно либо торопит других, либо стоит без дела. Еще хуже, если производительность одной операции повысилась за счет других, – теперь остальным придется прикладывать дополнительные усилия для исправления этих «усовершенствований».

Есть общая рекомендация – оценивать эффективность всего производственного потока. И подбирать решения, исходя из запросов конечного потребителя. Тогда общий рост производительности даже на 10% будет отличным результатом.

– С чего начать внедрение системы на производстве? На какие этапы делится этот процесс?

– Организация системы 5S в компании – это типовой проект внутри бесконечной деятельности по улучшению. Этот проект предполагает описание текущего состояния (стартовой позиции), описание целевого состояния и последовательности шагов по переходу из одного состояния в другое. Конечно, можно выделить важные организационные моменты. Поскольку должны быть общие правила игры, их надо зафиксировать в регламентах. Надо обучить сотрудников, чтобы получить от них понимание происходящих событий и вовлеченность. А когда психологический барьер преодолен, все очень просто и технологично: сотрудники сами говорят, что им нужно для эффективной работы, а компания им все это предоставляет.

– Какие трудности могут возникнуть при внедрении системы? Какие стоит учитывать риски?

– Надо понимать, что само ничего на пустом месте не рождается. Самая частая ошибка, которую совершает руководство компании при развертывании системы 5S, – это самоустранение: мол, мы дали старт, мы назначили руководителя проекта, теперь будем наблюдать, как он справится. Нет. Только личный пример и личное участие в реализации всех шагов 5S со стороны руководства – это основной фактор успеха. Все остальное – дело техники.

Участвуя во всех мероприятиях 5S, топ-менеджеры сами увидят, что на их реализацию порой требуются средства (да, это не бесплатное удовольствие, но вложения сегодня обеспечат снижение затрат в последующие периоды). Они сами поймут, что для поиска и реализации улучшений сотрудникам можно использовать рабочее время (да, заставлять учиться и экспериментировать «в свободное от работы время» – это тупиковый путь). Наконец, никакие премии и призы не воодушевят так рядового сотрудника компании, как понимание, что генеральный директор рядом с ним чистит станок, наносит разметку в опасной зоне или анализирует источник загрязнений. Все, как и всегда, начинается с головы.

– Какие преимущества Вы можете выделить от применения инструмента 5S?

– Развертывание системы 5S часто служит стимулом для развития других инструментов совершенствования компании: системы подачи и реализации идей, самоаудитов, встроенного качества, визуального управления, библиотеки корпоративных знаний.

5S делает видимыми те потери в процессах, которые часто прячутся за ежедневной бессмысленной возней. Бессмысленной, конечно, с точки зрения конечного потребителя товара или услуги. Эти потери напрямую влияют на себестоимость продукции (или услуг) и снижают прибыль, которую компания могла бы получать от тех же процессов.

Если говорить о развитии процессов через развитие персонала компании, стоит отметить акцент в системе 5S на создание стандартов силами самих исполнителей: это их лучшие практики закрепляются в стандарте выполнения той или иной работы – и им самим потом гораздо проще этим стандартам следовать.

Беседовала Юлия Чернышевская