Компания En+ Group объединила управление автопарком из 3000 транспортных средств с помощью «1С»

В составе энергетических предприятий En+ Group 80 дочерних организаций, 21 из которых владеет автотранспортом, а четыре оказывают транспортные услуги другим организациям. Информационные системы управления автотранспортом (ИС) использовались только на трех предприятиях, не были интегрированы между собой и обладали разным функционалом. Остальным организациям учет транспорта приходилось вести в бухгалтерских программах и на бумаге без детальной аналитики. Наличие нескольких ИС накладывало дополнительные сложности и затраты на ИТ-сопровождение.

Для повышения эффективности управления автотранспортом возникла необходимость унифицировать методики учета транспортных средств (ТС) на всех предприятиях группы. Требовались инструменты оценки стоимости владения автопарком. Необходимо было обеспечить централизованный прием и учет заявок на ТС, что позволило бы контролировать качество транспортных услуг. Для достижения обозначенных целей было принято решение внедрить единую ИС.

В качестве платформы для новой системы использовано решение «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП», разработчиком которого является «1С-Рарус». Внедрение и доработка функционала системы осуществлено компанией «Эн+ Диджитал» – объединенным центром по ИТ-обслуживанию предприятий En+ Group.

ИС объединила учет в четыреx транспортных и 17 нетранспортных организациях. В настоящее время в системе работает 1500 сотрудников и ведется учет 3000 транспортных единиц.

Решение интегрировано с другими системами компании: корпоративной системой управления на базе «1С:Управление производственным предприятием», «1С:Бухгалтерией предприятия», «1С:Зарплатой и управлением персоналом», «БОСС-кадровиком». Интеграция позволила отражать затраты на транспорт во всех учетных системах при единой точке ввода данных.

В ходе проекта система была адаптирована под бизнес-требования компании «ЕвроСибЭнерго», которая управляет энергетическими активами En+ Group:

· добавлен расчет тарифа по абонентской плате;

· сокращено время открытия путевых листов (ПЛ), расчета и формирования товарно-транспортных документов (ТТД);

· внедрены механизмы контроля правильности внесения данных в ПЛ и ТТД;

· реализован учет различных видов топлива и материалов на разные статьи расходов в рамках одного плана затрат.

Результаты проекта:

· Унифицированы методики учета транспорта (справочники моделей машин, аналитики в разрезе ТС) и способы распределения затрат.

· Регистрация и управление заказами на ТС происходит в единой системе, что позволяет корректно судить о загруженности транспорта, отслеживать выполнение заявок, оценивать и контролировать качество транспортных услуг.

· Автоматически подбирается оптимальный маршрут. Маршрут, построенный в программе, сопоставляется с фактическим, отклонения фиксируются. Текущее местоположение автомобилей, заказов и построенных маршрутов отражается на карте и позволяет контролировать перевозки в онлайн-режиме.

· Эффективность работы автопарка рассчитывается по каждому ТС по коэффициентам технической готовности парка, выпуска на линию и рабочего времени сотрудников.

· Появилась возможность анализировать стоимость владения автопарком, как собственным, так и арендованным, по единой для всех предприятий методике. Стоимость определяется в разрезе прямых и накладных затрат. Это помогает сравнить стоимость владения аналогичными ТС как на одном предприятии, так и на разных.

· Ведется учет всех выполненных работ по ремонту и техническому обслуживанию, учет расходных материалов. Система позволяет отражать ремонт, выполненный собственными силами и силами подрядчика.

· Зарплата водителей рассчитывается с учётом различных форм оплаты (повременная, сдельная и т.д.), с учетом различной тарификации по разным транспортным средствам и с учетом коэффициентов - например, работа в ночное время. Ведется учет дорожно-транспортных происшествий и штрафов, выписанных водителям.

Татьяна Сокол, руководитель проекта: «Единая система позволяет получить данные с той детальностью и с теми аналитиками, которые необходимы для обоснованного принятия решений. Новая система будет использоваться в остальных организациях, имеющих автотранспорт. Мы планируем развивать функционал, в первую очередь – отвечающий за планирование: оптимизация загрузки транспорта, распределение сотрудников. Цель – еще больше повысить качество транспортных услуг, ускорить обработку заявок, сократить простои и срывы заказов».